En tant qu’administration publique ou collectivités, vous souhaitez payer via le mandat administratif. Toutefois, vous n’êtes pas familier avec ce mode de règlement. Nous avons rassemblé, sur cette page, toutes les informations pour vous éclairer.
QU’EST-CE QU’UN MANDAT ADMINISTRATIF ?
C’est un système de paiement réservé uniquement aux Organismes Publics français, comme une école, une mairie, une collectivité, un hôpital, une ambassade, une gendarmerie, etc. Celui-ci ne peut être établi que dans la devise Euros.
Le mandat administratif permet de faciliter l’achat de fournitures dédiées à des activités professionnelles, dont le montant sera réglé par un tiers, comme une mairie ou une préfecture. Généralement, il est envoyé aux services de comptabilité publique.
COMMENT SE PASSE UN PAIEMENT PAR MANDAT ADMINISTRATIF ?
Le règlement de votre commande via mandat administratif peut se réaliser de deux manières :
- Un tiers effectue le paiement pour le compte d’une structure publique,
- Le règlement est effectué directement par la structure publique.
Cas de figure 1
Un lycée décide d’installer un presse-agrumes version podium dans le réfectoire. Le directeur de l’établissement passe donc sa commande sur notre site Instagrume.com et choisit d’effectuer le paiement par mandat administratif. Alors, la facture sera envoyée à la mairie. Lors de cette option, la mairie dispose d’une attribution de fonds ayant été votée en amont par le conseil municipal.
Cas de figure 2
Un EHPAD public a besoin d’un presse-agrumes self-service. Il procède directement à la commande et au paiement de l’appareil.
Pour garantir une bonne gestion financière, le comptable public doit toujours s’assurer de détenir deux justifications de dépense. La première valide juridiquement la dépense. Tandis que la seconde apporte la preuve de la validité de la créance telle une facture comportant les éléments de liquidations.
QUELLES SONT LES ÉTAPES POUR UN PAIEMENT PAR MANDAT ADMINISTRATIF ?
- 1- L’acheteur fait une demande de devis sur le site Instagrume.com. Pour cela, la création d’un compte sur l’espace client est nécessaire pour constituer le panier. Lors de la validation de la commande, choisir l’option de paiement « mandat administratif ».
- 2- Après réception de la commande, Instagrume.com établit le devis et l’envoie à la structure publique.
- Lorsque le devis est validé par l’organisme public, ce dernier transmet un bon de commande avec un numéro d’engagement accompagné du numéro de SIRET.
- 3- Instagrume.com valide la commande et procède à l’expédition de votre colis.
- 4- Par la suite, Instragrume.com dépose votre facture sur la plateforme Chorus Pro. Par défaut et sauf mention contractuelle, le paiement de la commande se fait à 30 jours, soit par chèque ou par virement sur notre compte bancaire.
QU’EST-CE QUE LA PLATEFORME CHORUS PRO ?
Chorus Pro est le nouveau système de facturation électronique désormais obligatoire pour tous les fournisseurs des organismes d’État. Cette plateforme remplace Chorus Factures depuis septembre 2016.
Chorus Pro s’adresse autant aux fournisseurs qu’aux acheteurs du secteur public.
Les fournisseurs privés ou publics l’utilisent pour envoyer facilement et automatiquement, en toute sécurité, leurs factures destinées aux administrations et collectivités.
Quant aux acheteurs du secteur public, il s’agit de :
- L’État,
- Les EPN (établissements publics nationaux),
- Les collectivités locales,
- Les EPL (établissements publics locaux).
Ceux-ci bénéficient des services de Chorus Pro pour un traitement optimisé de leurs factures.
QUELLES SONT LES MENTIONS OBLIGATOIRES FIGURANT SUR UN MANDAT ADMINISTRATIF ?
Un mandat de paiement doit comporter les mentions suivantes.
- Le numéro d’engagement ou de marché si l’acheteur en dispose.
- La dénomination du commerçant (créancier) ainsi que son adresse postale. S’il s’agit d’une société, sa forme juridique doit être mentionnée. À l’inverse, si le créancier est une personne physique, son nom et prénom doivent être inscrits. Ces informations sont obligatoirement conformes aux pièces justificatives annexées au mandat.
- L’adresse de facturation et l’adresse de livraison de l’acheteur.
- L’objet du mandat, donc de la dépense, qui doit définir la nature de l’article acheté. Le numéro de commande peut être ajouté, permettant au créancier d’identifier le paiement.
À QUI ENVOYER LE MANDAT ADMINISTRATIF POUR COMMANDER SUR INSTAGRUME.COM ?
Le mandat administratif peut être envoyé soit :
- Par courrier :
Instagrume
47 Boulevard des Mûriers
13015 Marseille - Par e-mail :
[email protected]